Het eerste contact dat klanten met je bedrijf hebben, is vaak bij de receptiebalie. Dit moment is cruciaal, want zoals het gezegde luidt: je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken. Lastig? Niet per se. We hebben hieronder een aantal tips om ervoor te zorgen dat jouw receptie een professionele en klantgerichte indruk maakt.

Tip 1: kies de juiste receptiebalie

Je receptiebalie is het middelpunt van je onthaal. Het is belangrijk dat deze balie er professioneel uitziet en past bij de stijl van je bedrijf. Tegelijkertijd moet het ook aansluiten bij de behoeften van de receptionist. Manutan, een specialist op het gebied van kantoormeubelen, heeft een breed scala aan receptiebalies beschikbaar. Bij het kiezen van een receptiebalie is het belangrijk om te letten op het formaat, het design, de functionaliteit en het comfort voor de receptionist. Zorg dat de balie groot genoeg is om er te werken, maar dat het natuurlijk wel nog altijd geschikt is voor de beschikbare ruimte. Het design moet aansluiten bij je merk, de bedrijfscultuur en bij de andere kantoormeubelen.

Tip 2: train je receptionisten

Je receptionisten zijn de gezichten van je bedrijf. Ze moeten niet alleen vriendelijk en gastvrij zijn, maar ook goed geïnformeerd zijn. Zorg ervoor dat ze weten wie iedereen is, waar elke afdeling zich bevindt en wat de procedures zijn. Klanten waarderen het wanneer ze snel en efficiënt worden geholpen. Software kan hierbij helpen, maar een goede training is hoe dan ook belangrijk. Als receptionisten ook nog eens thuis zijn in verschillende talen, zit je helemaal goed.

Tip 3: zorg voor een nette en uitnodigende ruimte

Zorg ervoor dat je receptiegebied altijd netjes en uitnodigend oogt. Het moet helder verlicht zijn en het moet comfortabele stoelen hebben voor bezoekers die even dienen te wachten. Een schone, georganiseerde en goed verlichte ruimte geeft een professionele indruk en stelt klanten gerust. Zo weten ze dat ze met een betrouwbaar en zorgzaam bedrijf te maken hebben. Zorg er eventueel voor dat wachtende gasten iets kunnen drinken en plaats bijvoorbeeld een koffieautomaat in de wachtruimte.

Tip 4: zorg voor een warme sfeer

Hoewel je wilt dat je receptie professioneel en georganiseerd is, wil je ook dat deze warm en uitnodigend is. Maak het persoonlijk door bijvoorbeeld een bord met de namen van je receptionisten op de balie te plaatsen. Kleine persoonlijke details kunnen een groot verschil maken in hoe warm klanten het bedrijf ervaren.

Tip 5: bied gratis wifi aan

Door in je receptiegebied gratis wifi aan te bieden, geef je bezoekers de mogelijkheid om productief te blijven terwijl ze wachten. Dit is een kleine, maar waardevolle service die je klanten zullen waarderen. Let er wel op dat je de nodige veiligheidsmaatregelen treft. Zorg voor een afzonderlijk, beveiligd netwerk voor je gasten om eventuele cyberrisico’s te minimaliseren. Het gaat niet alleen om risico’s voor jouw bedrijf, maar ook over het minimaliseren van risico’s voor gebruikers van het netwerk. Als aanbieder van gratis wifi kan jij namelijk aansprakelijk worden gesteld voor hun schade.

Tip 6: maak gebruik van technologie

Technologie kan het werk van je receptionisten gemakkelijker maken en de ervaring van je klanten verbeteren. Overweeg bijvoorbeeld het gebruik van een digitaal inchecksysteem, of een scherm waarop actuele informatie over het bedrijf wordt getoond. Op een scherm kunnen bijvoorbeeld de verschillende vergaderruimten worden weergegeven, alsook welke vergaderingen er wanneer plaatsvinden. Dit zorgt ervoor dat bezoekers altijd weten waar ze moeten zijn.