Administratie, wat is dat eigenlijk? Waarom is een administratie belangrijk en hoe zet ik een administratie op? Allemaal vragen waar menig ondernemer zijn hoofd over breekt. In deze blog worden al deze vragen beantwoord.

Met de uitleg, toelichting en tips hieronder hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden en hou je meer tijd over voor waar het echt om draait: ondernemen!

Wat is eigenlijk een administratie?

Kort gezegd is alles administratie. Alles wat je vastlegt over jouw bedrijf valt onder administratie. Dus ook aantekeningen op papier en alles wat je op de computer hebt staan. Als het over je bedrijf gaat is het administratie.
Alles dus? Ja alles. Maar om daar enige structuur in aan te brengen hierbij een lijstje:

• Inkoopfacturen
• Bankafschriften
• Offertes, contracten en gemaakte afspraken
• Alle zakelijke correspondentie en agenda’s.
• (financiële) aantekeningen
• Rapportages en controleberekeningen
• Software en data

Waarom administratie voeren?

Er zijn vele redenen om een (goede) administratie op te zetten. En daarna natuurlijk ook te onderhouden. Een goed opgezette administratie zorgt voor overzicht. Hierdoor heb je meer inzicht in hoe het met je bedrijf gaat en kun je veel beter voldoen aan alle verplichtingen. Zoals betalen, aangiftes invullen en facturatie.

In mijn optiek is een digitale administratie beter dan een ‘’old school’’ administratie met pen en papier. Je bent namelijk verplicht om de administratie te bewaren. Dit gaat nu eenmaal een stuk makkelijker als je de documenten digitaal opslaat in plaats ergens in een schoenendoos op zolder.
Zorg er daarom voor dat je de administratie gelijk goed opzet als je met je onderneming begint. Vraag hulp als je dit nodig hebt. Er zijn genoeg tools of pakketten die hier prima bij kunnen helpen. Dit hoeft helemaal niet duur te zijn.

Geloof me, een goede administratie stelt je in staat om de cijfers en resultaten van je bedrijf te begrijpen. Het genereert overzicht op het vlak van omzet, kosten en winst. Dit overzicht zorgt er voor dat je tijdig kunt inspelen op trends en signalen van de cijfers.

Hoe administreren?

Er leiden meerdere wegen naar Rome en er zijn dus ook meerdere manieren om een goede administratie op te zetten. Het belangrijkste is dat je het doet op een manier die past bij jou en je bedrijf. Sommige ondernemers voeren hun administratie met behulp van Word en Excel. Dit kan en is zeker niet fout. Het is echter wel veel handmatig werk. En handmatig werk betekent foutgevoelig en vaak tijdrovend.

Er zijn ook software oplossingen die hier in voorzien. Het voordeel van software is dat processen met elkaar gekoppeld zijn. Dus tijdwinst en minder kans op fouten. Zulke pakketten zijn er in verschillende soorten en maten. Kies je ervoor je administratie op te zetten via een zo’n systeem, let er dan goed op dat je een pakket kiest wat aansluit op jouw bedrijf en jou wensen.

Sommige pakketten hebben 1001 mogelijkheden waarvan je er slechts een handje vol van gebruikt. Dit kan er voor zorgen dat zo’n pakket onoverzichtelijk wordt en waarschijnlijk betaal je ook nog eens voor al die functionaliteiten die je niet gebruikt.

Natuurlijk beveel ik Bizzcounter van harte aan, maar er zijn op internet genoeg vergelijking sites waar je snel kunt zien welke oplossing voor jou het beste is.

Omdat deze oplossingen online beschikbaar zijn, heeft dit een aantal voordelen. Je kan ongetwijfeld zelf bedenken welke voordelen een online boekhouding geeft, maar ik zet ze graag voor je op een rijtje:

• Altijd en overal online overzicht en toegang tot de boekhouding
• Kostenbesparing en altijd de laatste versie van de software
• De boekhouder of accountant kan op afstand meekijken
• Door automatisatie hoef je veel minder handmatig administratief werk uit te voeren
• Dagelijkse back-up van je gegevens.

Er zijn dus keuzes genoeg. Waar je ook voor kiest, zorg er voor dat er overzicht over de volgende gebieden:

• Verkoopfacturen
• Inkoopfacturen
• Betaalde en ontvangen bedragen
• Privegebruik

Via deze gegevens kun je de omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Dit betekent dus dat een administratie volledig en gedetailleerd moet zijn.
Belangrijk om je te realiseren is wel dat de administratie de basis is voor alle belastingaangiften die je moet indienen. En dat brengt ons bij het volgende onderwerp…

Belasting en administratie

Of je nu wilt of niet, als ondernemer krijg je te maken met de belastingdienst. Je zult aangiftes moet indienen. Soms komt het voor dat de belastingdienst deze aangiftes wil controleren. Ze zullen je dan vragen om de achterliggende stukken van de aangiftes. Uit deze stukken moet de belastingdienst dan ‘’snel en goed’’ hun controle kunnen uitvoeren. En ja, daar is ie weer… het belang van administratie.

Met een goed bijgehouden administratie hoef je jezelf nergens zorgen over te maken en wordt zo’n controle een formaliteit.
Zorg er dus voor dat de administratie altijd voorhanden is. De belastingdienst kan deze controles uitvoeren tot een termijn van maximaal 7 jaar. Zorg er dus voor dat documenten bewaard blijven. Vandaar dus ook mijn voorkeur voor een digitale administratie. Want 7 jaar schoenendozen wordt een flinke stapel.

lijstje van documenten in de administratie die je moet bewaren:

• Verkoopfacturen
• Inkoopfacturen
• Loonadministratie
• Debiteurenoverzichten
• Crediteurenoverzichten
• Grootboek
• Rapportages
• Jaarrekeningen
• Voorraadadministratie
• Software gegevens
• Bestanden
• Urenregistratie
• Kassagegevens

Wellicht zijn niet al deze punten van toepassing op jouw bedrijf. Deze gegevens zijn ook van belang als je wilt genieten van de voordelen die belastingdienst biedt. Zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Hier heb je een sluitende urenregistratie voor nodig. Dit geeft je ook een goed inzicht in de uren die je besteed en hoe rendabel deze zijn. Dus twee vliegen in 1 klap….

Hopelijk geeft bovenstaande blog je een goed inzicht en heb je een beter beeld over de wonderlijke wereld van administratie.
Vragen beantwoord krijgen betekend vaak ook nieuwe vragen ontwikkelen. Twijfel niet en stel me die vragen. Ik zal ze voor je beantwoorden en je helpen jouw administratie op orde te krijgen en te houden. Je kan vragen of opmerkingen ook in een reactie achterlaten.

Boris van Doesburg – Bizzcounter