Als bedrijf wil je in principe altijd bereikbaar zijn voor je (potentiële) klanten. Natuurlijk, er zijn restricties, vrijwel iedereen zal begrijpen dat bedrijven in de avonduren en weekends wel eens gesloten zijn. Maar tijdens werktijden, is er eigenlijk geen excuus om niet bereikbaar te zijn.

In gesprek bestaat niet meer

Voordat de telefonie steeds meer digitaal ging verlopen, was het heel normaal om zo nu en dan eens de ingesprektoon te krijgen, ook wanneer je naar een bedrijf belde. Al snel werd dit overgenomen door kleine telefooncentrales, die bijvoorbeeld een receptionist of centralist in staat stelde om telefoontjes om te leiden of zelf op te nemen. Handig, wanneer een medewerker in gesprek of niet aanwezig is, zo kon degene die belde toch netjes te woord worden gestaan.

In de loop der jaren is de manier waarop we werken en waarop we bereikbaar zijn steeds verder veranderd. Medewerkers werken niet iedere dag, en zeker niet ieder moment van de dag, vanaf dezelfde werkplek. Flexwerken is in opkomst, medewerkers worden aangemoedigd om regelmatig op een andere werkplek plaats te nemen, of een deel van de tijd vanuit huis te werken. Vaste telefoontoestellen op iedere werkplek behoren al lang tot het verleden, om de simpele reden dat een medewerker steeds vaker geen vaste werkplek meer heeft.

Medewerkers maken meer en meer gebruik van hun mobiele telefoon om toch goed bereikbaar te zijn. Handig, want deze nemen zij met zich mee waar ze ook gaan, of dat nu binnen het kantoor of daarbuiten is. Het levert echter voor een bedrijf ook een risico op. Wanneer een medewerker zijn of haar mobiele telefoon niet beantwoordt, is voor degene die belt op dat moment het hele bedrijf voor het gevoel niet bereikbaar. En dat terwijl er misschien andere medewerkers zijn die een eventuele vraag ook prima kunnen beantwoorden.

Flexibel bellen en altijd bereikbaar

Veel bedrijven stappen om deze reden over naar bellen via internet. Hiermee kan de vaste telefoonaansluiting de deur uit; de telefooncentrale en/of een los toestel worden simpelweg aangesloten op de internetverbinding.

In de telefooncentrale kunnen vervolgens gemakkelijk allerlei slimme regels en doorschakelingen worden gerealiseerd. Belt een klant naar het nummer van de afdeling verkoop? Dan kan er worden ingesteld dat dit telefoontje naar alle mobiele telefoons van medewerkers van deze afdeling kunnen worden doorgeschakeld. Zo is er altijd wel iemand bereikbaar. Handig voor klanten, die kunnen het bedrijf of de afdeling die zij willen spreken bereiken via 1 centraal nummer, terwijl het ook het bedrijf zelf veel flexibiliteit geeft om altijd bereikbaar te zijn, op de manier die op dat moment het beste uitkomt.