ERP systemen zijn onmisbaar voor moderne gestroomlijnde bedrijven. Vooral nu tijdens deze wereldwijde COVID-19 crisis. De economie komt piepend en krakend tot stilstand. Alles moet remote en graag gisteren. Juist daarom is het zaak om in een schaalbaar Enterprise Resource Planning systeem te investeren.

Want dankzij een online ERP-systeem kun je veel sneller reageren op ontwikkelingen als COVID-19. De moderne komen met handige dashboards waar je alles kunt volgen en inventariseren, of je nu een mkb’er bent of een grote multinational.

Hoe werkt online ERP in de praktijk?

Stel je hebt een handelsbedrijf. Met een ERP-systeem kun je direct zien hoeveel uitstaande orders je hebt en wat de voorraden zijn in welke magazijnen.

Verder weet je precies wat het beschikbare werkkapitaal is, hebt de boekhouding altijd up-to-date en je klanten en prospects staan netjes in het geïntegreerde CRM. Aangezien je HR ook geautomatiseerd is, weet je precies hoe iedereen presteert.

Nu zorgt de COVID-19 crisis ineens voor echt serieuze economische problemen.

Ten eerste kun je de medewerkers snel inlichten over een nieuw werkbeleid. Kantoormedewerkers kunnen vanuit huis werken, als je maar een device en een internetverbinding hebt kun je namelijk overal werken.

Wellicht moet je magazijnmedewerkers laten rouleren zodat teams elkaar niet besmetten. Door per team met meerdere barcodescanners te werken (en die na gebruik te ontsmetten) zorg je ervoor dat artikelen altijd te volgen zijn.

En als je al met toegangspasjes werkt die gebonden zijn aan de medewerkers dan weet je zeker dat alleen de bevoegde collega’s binnen een bepaald gebouw of deel daarvan kunnen komen.

Het is in ieder geval makkelijk schakelen omdat ieders contactgegevens in het ERP-systeem staan. Zo komt niemand in de kou te staan.

Vervolgens kun je gelijk nagaan in je ERP-software welke producten de komende tijd waarschijnlijk wel of juist totaal niet gaan verkopen.

Aangezien je precies weet wat je beschikbare werkkapitaal is, weet je wat je kunt investeren in producten die waarschijnlijk wel goed gaan verkopen.

Nog een voordeel is dat je snel naar de bank of overheid kunt stappen voor eventueel aanvullende leningen of om te bewijzen dat je in aanmerking komt voor de meest recente regelingen. Al je cijfers zijn al up-to-date, je hoeft niet op een accountant te wachten.

Je verkopers kunnen vanuit huis prospects en klanten gaan bellen. Bijvoorbeeld om te kijken hoe ze de komende tijd geholpen kunnen worden en of ze bepaalde (nieuwe) producten hard nodig hebben.

Bestellen konden de klanten sowieso al via de webshop die gekoppeld is aan je voorraadbeheer. Dus nee moeten verkopen als er ja staat is niet aan de orde.

Maar ERP is toch alleen voor grote bedrijven?

Nee. Want elk type bedrijf heeft voordeel van een ERP-systeem. Als je als klein bedrijf zoveel mogelijk automatiseert hou je meer tijd over voor het werk waar je het verschil maakt.

Periodiek met spreadsheets gaan knoeien om bijvoorbeeld de administratie te doen voelt lekker goedkoop aan. Maar als jij geen administratiekantoor hebt dan zijn dat verloren uren die je beter had kunnen besteden aan acquisitie of het opleveren van werk voor klanten. Daar verdien je pas echt.

Reken je gemiddelde uurprijs maar eens uit en laat dat los op de uren die je nu kwijt bent met dit soort werk. En dan hebben we het nog niet eens over de foutgevoeligheid van spreadsheets zelf (en gevolgen daarvan).

Dit kun je stellen voor alle administratieve processen voor elk soort bedrijf. ERP automatiseert zoveel tegenwoordig. Het kan gewoon niet uit om er NIET mee te werken.

Maar ERP is toch schreeuwend duur?

De dagen van de dure megapakketten die je bestelde bij grote Amerikaanse of Duitse ERP-leveranciers zijn allang geteld.

Tegenwoordig gaat bijna alles als abonnement over de digitale toonbank. Moderne ERP-systemen worden als SaaS aangeboden, zowel de public als private cloud variant.

Dat zorgt voor de nodige flexibiliteit.

Wil je alleen starten met het automatiseren van je administratie? Prima, betaal je alleen daar een maandprijs voor.

Wil je het volgende jaar ook je projectmanagement inclusief uren schrijven uitrollen? Prima, dan groei je door naar een combipakket waarin dat allemaal geregeld wordt.

ERP-systeem selecteren: hoe doe je dat?

Zorg dat het een modern toekomstbestendig ERP-systeem is. Het moet echt een SaaS-variant zijn, die kom je qua naam vaak tegen als online software of soms nog wel eens als cloudsoftware.

Een puur on-premise pakket (wat je installeert op je computer en waar je meestal niet online bij kan) is niet meer van deze tijd. Hoge opstartkosten, betaalde updates en veel onderhoud zorgt dat die variant niet schaalt en tegenwoordig gewoon onwerkbaar is.

Je pakket moet je overal online kunnen laten werken. Gegevens moeten centraal worden opgeslagen en hoe meer processen het pakket integreert, hoe beter. Zorg ook dat het mobile apps heeft voor je verschillende devices. Dan kun je ook remote werken op je smartphone of tablet.

Tot slot moet het flexibel zijn zodat je kunt schalen. Koppel er tankpassen, webshops of andere bedrijfssoftware aan. Let daar goed op.

Nog een groot voordeel van online ERP-systemen is dat de aanbieders ook volledig online werken. Online whitepapers, brochures, demo’s, proefabonnementen en remote calls zitten sowieso al in het arsenaal van ERP-leveranciers.

Dus je kunt nu gewoon doorgaan met het maken van een selectie om zo snel mogelijk te profiteren van al deze voordelen.

Ben je benieuwd wat ERP-software voor jouw bedrijf kan betekenen?

Meer weten over een ERP-systeem wat bij je past? Ontdek de vele mogelijkheden die Exact je biedt.