Je hebt een eigen onderneming en klanten krijgen bijvoorbeeld aan het einde van de maand of eens per twee weken een factuur. Je gaat er dan ook vanuit dat zij netjes binnen de afgesproken termijn betalen. Maar wat als dat niet wordt gedaan? Regelmatig moeten ondernemers er achteraan en moeten zij een betalingsherinnering sturen. Het is goed om daar wat meer over te weten en daar informeren wij je dan ook graag over.

Vertrouwen

Bij ondernemers is de zakenrelatie gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Je levert een dienst en dan is het fijn als ze ook netjes en op tijd betalen aan je. Maar in de praktijk gaat het helaas vaak toch anders. Je hebt een product of dienst geleverd, je stuurt een factuur en na twee weken heb je nog geen geld op je rekening.

Je twijfelt wacht je nog een week of bel je of stuur je een e-mail? In ieder geval moet je actie ondernemen want je hebt recht op het geld. Een betalingsherinnering sturen is dan een goede keuze.

Vriendelijk een betalingsherinnering sturen

Door een betalingsherinnering te sturen ga je je klanten op een vriendelijke manier verzoeken om alsnog de openstaande factuur te betalen. Je attendeert hen er op dat de factuur nog open staat. Iedereen kan wel eens wat vergeten en op deze manier hebben zij de herinnering en kunnen ze alsnog betalen.

Regels en eisen bestaan er niet om een betalingsherinnering op te stellen. Iedereen kan dus zelf bepalen wat hij of zij er in zet en hoe dat het er uit komt te zien. Wat je in ieder geval in de herinnering kunt zetten zijn de factuurdatum en het openstaande bedrag. Eventueel wanneer het van toepassing is een klant- en ordernummer. Ook de verstreken factuurdatum, noemen we ook wel vervaldatum, kan vermeld worden en de termijn die de klant alsnog heeft om het openstaande bedrag te betalen.

Rechtsgeldig

Een betalingsherinnering versturen kan per post en ook per e-mail, beide rechtsgeldig. De e-mail heeft bij de meeste mensen de voorkeur, daar wordt dan ook vaker gebruik van gemaakt omdat het een snellere methode is.  Het is dus aan jou om te kijken wat je ermee gaat doen en op welke manier.

Tips betalingsherinnering sturen

Je wil graag het geld waar je recht op hebt en hebt daarom besloten een betalingsherinnering te sturen. Nog een paar tips:

• Stuur de herinnering altijd op tijd, bijvoorbeeld 2 tot 5 dagen nadat de betalingstermijn is verstreken.
• Geef een nieuwe betalingstermijn aan, van 5, 7 of 10 dagen, zodat zij alsnog snel moeten betalen en jij het geld krijgt waar je recht op hebt.
• Voeg de factuur of facturen waar het om gaat altijd toe zodat de klant ook weet waar het over gaat en zo sneller over kan gaan tot betaling.
• Reken geen extra kosten om een herinnering te versturen, dit kan namelijk ten koste gaan van de samenwerking en/of zakenrelatie.