Beursdeelname? Wanneer je besluit om met je bedrijf deel te nemen aan een beurs, is het van belang om dit goed voor te bereiden. Onderstaande checklist helpt je op weg om van jouw beursdeelname een succes te maken.

Een beursdeelname is dan ook zeker geen ad hoc gebeurtenis. Nee, ook een beurs maakt deel uit van de marketingcommunicatiemix en moet dus aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen. Zomaar aan een beurs deelnemen zonder gedegen doelstellingen, loopt in de meeste gevallen uit op een flop. Onderstaande checklist helpt je op weg om van jouw beursdeelname een succes te maken.

Checklist voor een beursdeelname

De voorbereiding

Alles valt of staat met een goede voorbereiding, zo ook een beurs. Het is dan ook belangrijk om tijdens de voorbereiding na te denken over de doelstellingen die je met de beursdeelname wilt behalen, de voor jou relevante doelgroepen vast te stellen en de te presenteren (nieuwe) producten of diensten vast te stellen. Wanneer dit allemaal vastgesteld is, is het opstellen van de begroting wat nog ontbreekt aan de voorbereiding.

Zorg ervoor dat de voorbereiding ruimschoots voor de beurs afgerond is, zodat je nog voldoende tijd hebt om de volgende stappen van deze checklist te regelen.

De beursstand

Met de beursstand trek je op een beurs de aandacht, mits deze opvallend genoeg is. Het is belangrijk om in je achterhoofd te houden dat een beurs bomvol staat met verschillende stands. En aan jou dus de taak om op te vallen tussen al deze stands. Een eerste indruk maak je namelijk geen tweede keer.

Kies je ervoor om je stand zelf te ontwerpen en te bouwen of schakel je hiervoor een professionele partij in? Wanneer je dit zelf doet is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je de juiste voorzieningen huurt, de decoratie regelt, verzekering afsluit, catering regelt en rekening houdt met de oppervlakte die je tot je beschikking hebt.

De standmedewerkers

De standmedewerkers vormen het visitekaartje van jouw bedrijf. Het is dan ook van belang dat de standbemanning weet wat er van hen verwacht wordt om de door jou geformuleerde doelstellingen te realiseren. Stel daarom een draaiboek inclusief planning op, geef de standmedewerkers bepaalde rollen mee en licht ze in over de kledingvoorschriften en huisregels. Representatieve kleding en naambadges kunnen hierbij niet ontbreken. Kies voor bijvoorbeeld Uniq Print naambadges.

Communicatie

Communicatie vooraf en tijdens de beurs kan en mag voor de effectiviteit niet ontbreken. Hoe maak je klanten en prospects anders duidelijk dat je deelneemt aan een beurs? En hoe trek je anders de aandacht op de beurs zelf? Hierbij kun je onder andere denken aan beursmateriaal, sprekers, relatiegeschenken, het inzetten van de website en social media kanalen en uitnodigingen.

Opvolging van de beursdeelname

De opvolging is iets wat door veel bedrijven vergeten wordt, terwijl het minstens zo belangrijk is als de beurs zelf. Want wat heb je aan visitekaartjes en aantekeningen wanneer deze nooit gebruikt worden? En hoe verliep de organisatie en wat kan er de volgende keer beter? Vergeet hierbij ook niet eventuele sprekers en leveranciers te bedanken.

Succes met de beursdeelname van jouw bedrijf 😉
Sander Wijdemans