De digitalisering van de boekhouding is een terrein waar veel ondernemers om vragen. De digitaliseringstrend is zeer sterk in alle delen van de samenleving, en de voordelen van e-boekhouding zijn talrijk. Vandaar dat digitale boekhoudprogramma’s steeds meer worden aangeboden, bijvoorbeeld door e-boekhouden.nl. In dit artikel zullen we dieper ingaan op hoe e-boekhouden werkt, en wat de voordelen zijn.

Wat is e-boekhouden?

E-boekhouden houdt in dat de traditionele boekhouding digitaal beschikbaar wordt gesteld. Dit kan door het scannen van documenten, of door gebruik te maken van machinale leestechnieken waardoor alle transacties elektronisch worden geregistreerd, beheerd en opgeslagen. Dit leidt tot een meer geautomatiseerd proces, en maakt het eenvoudiger om te kunnen delen met bijvoorbeeld een accountantskantoor of financiële software.

Digitaal en papierloos boekhouden biedt meer flexibiliteit, aangezien het mogelijk wordt om administratieve taken vanaf elke locatie af te handelen.

Voordelen van e-boekhouden

E-boekhouden biedt veel voordelen. Zo bespaart het een hoop tijd. Documentatie is digitaal beschikbaar, en kan ook makkelijk gedeeld worden met bijvoorbeeld een accountantskantoor, een financiële afdeling of collega’s. Met soepele digitale stromen wordt de tijd die besteed moet worden aan administratieve werkzaamheden verminderd. Dit betekent weer dat er meer tijd overblijft voor andere inkomstengenererende bezigheden. Bovendien neemt met digitale documenten de controle over de financiën van de onderneming toe. Door een e-document direct te registreren, wordt de mogelijkheid vergroot om de boekhouding op dagelijkse basis te beheren. Zo beschikt het bedrijf in realtime over actuele cijfers, waardoor beter onderbouwde beslissingen kunnen worden genomen. Door de documenten digitaal te registreren, kunnen er tevens eerder indicaties waargenomen worden dat er iets niet klopt. Op deze manier ontstaat een verhoogde kwaliteit van het werk.

Factureren

Waar begin je mee als je wilt e-boekhouden? Bedenk wat de meest tijdrovende administratieve taken zijn. Streef er daarbij naar om onnodige en analoge elementen uit de administratie te verwijderen. Een voorbeeld hiervan zijn leveranciersfacturen. Veel bedrijven besteden onnodig veel tijd aan het beheren van facturen. E-facturen is daarvoor een zeer goede oplossing. Door leveranciers te vragen om de facturen als e-factuur op te sturen, kunnen deze vervolgens rechtstreeks naar het bedrijfssysteem worden gestuurd en digitaal worden beheerd. Ook betalingsherinneringen en incassozaken kunnen digitaal. De afhandeling gaat veel sneller, en je weet zeker dat de ontvanger de factuur ontvangt. Bovendien verkleint e-factureren de kans op fouten in de vorm van gemiste inleverdata: via e-facturen zorg je ervoor dat klantfacturen de juiste gegevens en de juiste bedragen bevatten.

Loon

Wordt het aantal gewerkte uren van medewerkers nog altijd gecontroleerd, en worden de loonstroken handmatig aangemaakt? Met behulp van e-boekhouden kunnen ook de salarisprogramma’s gedigitaliseerd worden. Hierdoor wordt informatie over gewerkte uren, onkostenvergoedingen en eventuele afwijkingen eenvoudig verzameld. Na een controle of de gegevens correct zijn en een invoering van eventuele aanpassingen, kunnen de salarisstroken met één druk op de knop verstuurd worden. Medewerkers kunnen de salarisstrook vervolgens gemakkelijk inzien in een beveiligde digitale omgeving.