Het is voor veel mensen niet de meest plezierige manier om tijd door te brengen: vergaderen. Toch weet je dat het soms onvermijdelijk is om zaken goed voor te bereiden of te bespreken. Ben je degene die de vergadering moet organiseren? Als je met de volgende 5 tips rekening houdt, weet je in ieder geval zeker dat je alles hebt gedaan om een goede vergaderruimte te kiezen.

1. De omgeving

Natuurlijk komen de deelnemers in de eerste plaats om te vergaderen. Maar er zal ook beslist ruimte zijn voor pauzes. Dan is het prettig dat er wat afleiding in de vergaderlocatie of de omgeving is om de gedachten even te kunnen verzetten. Let er daarom op dat je ook hier goed in voorziet bij de keuze van de ruimte die je kiest.

2. Bereikbaarheid en parkeerruimte

Waarschijnlijk komen de deelnemers met verschillende soorten vervoer. Parkeerruimte in de buurt van de vergaderzaal is dan beslist een pré en indien mogelijk gratis ruimte. Maar ook een goede bereikbaarheid per openbaar vervoer is een noodzaak. Jouw vergaderruimte hoeft niet altijd vlak bij een station te liggen, maar moet ook niet te ver daar vandaan liggen. Komen er ook meerdere deelnemers per fiets? Dan is het aan jou om te zorgen dat ook deze genodigden hun vervoermiddel veilig kunnen stallen. Seats2meet Spoorzone is een prima voorbeeld van goed bereikbare vergaderruimtes in Tilburg.

3. Vergaderfaciliteiten

Een plaatje of een grafiek zegt vaak meer dan 1000 woorden en het moet dus mogelijk zijn om die te tonen. Het is lastig om bepaalde zaken zoals flip-overs, beamers en projectieschermen mee te brengen, een goede vergaderlocatie beschikt dus over deze items. Ook kantoorartikelen zoals pennen, schrijfblokken en markeerstiften zijn daar beschikbaar. Als er tijdens de vergaderingen geen gebruik van wordt gemaakt, hoort wifi er toch altijd bij. Ook voldoende aansluitingen voor laptops en tablets en oplaadmogelijkheden behoren tot de voorwaarden.

4. Vergeet de catering niet

Vergaderen kan vaak hard werken zijn en ook zeer inspannend. Dan is het bijzonder prettig om af en toe ook de tijd te nemen voor een lekkere kop koffie/thee met een hapje. Misschien wil je ook de lunch gebruiken in de restaurantgedeeltes. Kies voor een locatie met een goede catering. Het succes van een vergadering hangt soms af van details zoals verse koffie en lekkere hapjes. Is dat overdreven?  Je hebt vast ook wel eens een vergadering bijgewoond waar de koffie ontbrak of van zeer slechte kwaliteit was. Dat bevordert de stemming beslist niet. Ook iets om aan te denken bij een beursplanning overigens.

5. Denk eens aan een arrangement

Er is tijd om te werken (vergaderen) en tijd om te ontspannen. Veel vergaderlocaties bieden vandaag de dag ook de mogelijkheid om een arrangement te boeken waarbij er na de vergadering gezamenlijk iets leuks wordt gedaan. Goed voor het groepsgevoel en de onderlinge relaties.

Als je deze tips volgt, wordt de volgende vergadering die je organiseert vast een succes. Deze vergaderlocatie in Eindhoven voldoet bijvoorbeeld aan alle voorwaarden.