Boekhouden moet je doen. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook om inzicht te hebben in de financiële situatie van je onderneming. Hierbij kan je kiezen met welke boekhouder je in zee gaat of kan je zelf je boekhouding verzorgen. Wanneer je voor de tweede optie gaat, heb je wel wat keuze. In Nederland zijn er namelijk heel veel boekhoudpakketten, die overigens niet allemaal even goed zijn. We leggen uit waarop je zoal moet letten als je een geschikt boekhoudpakket zoekt.

Prijs van de boekhoudsoftware

De prijs mag nooit de enige of de doorslaggevende factor zijn, want dan kan je beter gewoon boekhouden in Excel. Wel is het zo dat de prijzen sterk verschillen. Er zijn boekhoudpakketten waarbij je enkele euro’s per maand moet betalen en er zijn er waarbij dit al snel tot meer dan duizend euro oploopt. Uiteraard focussen zij op compleet andere doelgroepen. Overigens is er geen garantie dat een duurder pakket ook beter is. In de praktijk is het vooral een goed idee om vooraf een budget vast te leggen en om op basis van een bovengrens een geschikt boekhoudpakket te zoeken.

Bij het vergelijken van prijzen is het belangrijk dat je geen appels met peren vergelijkt. Sommige aanbieders geven namelijk maandtarieven weer, maar verplichten je om meteen voor een jaar vooruit te betalen. Dit heeft invloed op je cashflow. Andere aanbieders laten je extra betalen als je bepaalde modules afneemt of add-ons toevoegt. Ook extra kosten voor functies zoals Scan & Herken of online betaalmethoden zijn niet ongewoon.

Opties en mogelijkheden

Ten tweede moet je vooral nadenken over de functionaliteiten die je al dan niet nodig hebt. Vaak is het wel zo dat de duurdere pakketten ook veel extra functionaliteiten hebben. Bij de beste pakketten gaat het zelfs om voorspellende algoritmen waarbij je op basis van de leads uit andere software omzetvoorspellingen kan raadplegen. Niet iedereen heeft zo’n functies nodig en soms zal een basispakket echt wel volstaan. Dan hoef je ook niet te veel te betalen voor functionaliteiten die je niet gebruikt. Bovendien zijn de pakketten met talloze mogelijkheden vaak minder eenvoudig te doorgronden.

Flexibel inrichten

Hoe dan ook zijn de meeste boekhoudpakketten zo ingericht dat je er eenvoudig je weg zal vinden. Via invoerschermen geef je dan je facturen in en wordt alles voor je verwerkt. Echter, je zal nog steeds notie moeten hebben van de grootboekrekeningen waarmee je gaat werken. Hierbij zijn er twee opties: er zijn leveranciers die een vastgesteld rekeningschema hebben. Dan ben je verplicht om te werken volgens de ideeën van je leverancier. Handiger is het als dit geen verplichting hoeft te zijn en dat je het ook wat naar je eigen wensen kan inrichten.

Eenvoudig overstappen

Als je al boekhoudsoftware gebruikt, zal je een manier moeten bedenken om je oude administratie over te zetten. Bij het kiezen van een boekhoudprogramma is dit iets om rekening mee te houden. Bij sommige aanbieders wordt er namelijk een gratis overstapservice aangeboden. Zij zetten dan helemaal gratis de administratie over. Bij lang niet alle aanbieders is dit het geval. Voor het opzetten van een nieuwe administratie is dit natuurlijk niet van belang.