Een congres is een zakelijke bijeenkomst die natuurlijk tot in de puntjes verzorgd moet zijn. Vaak kost het tijd om een congres te organiseren en komen hier de nodige kosten bij kijken. Je kunt het maar beter goed aanpakken! Waar moet je nu precies aan denken bij het organiseren van een succesvol congres?

Originele locatie zoeken

De locatie is belangrijk bij een congres! Hoewel je al eenvoudig ergens een achteraf gelegen zaaltje kunt huren, is het een veel beter idee om uit te pakken met een originele locatie. Dit kan namelijk inspirerend werken: een nieuwe en bijzondere omgeving zet aan tot meer creativiteit en motivatie bij de bezoekers van het congres! Zo is er een Congrescentrum te vinden midden in Burgers’ Zoo:de dierentuin in Arnhem. Een unieke locatie die ook nog eens in het midden van het land te vinden is en zo goed bereikbaar is. In het Congrescentrum zijn verschillende handige ruimtes te vinden. Het Auditorium is een volwaardige congreszaal voor beurzen, seminars, workshops of andere activiteiten. De zaal is ingericht in een safarithema, om helemaal aan te sluiten op de inspirerende omgeving. Zo kan de locatie prikkelend werken, wat bijdraagt aan een succesvol congres!

Relevante invulling van het programma

Niet alleen de locatie telt mee, ook het juiste programma van het congres is relevant. Hierin is afwisseling belangrijk, zeker als het om een lange dag gaat: je wilt voorkomen dat de bezoekers zich gaan vervelen. Wissel bijvoorbeeld af tussen achteroverzitten en luisteren naar nieuwe informatie in combinatie met actief deelnemen aan bijvoorbeeld een kleine workshop. Zo voorkom je dat er te lang stil wordt gezeten. Zorg ook dat je op de hoogte bent van een passende inhoud van het programma. Nodig bijvoorbeeld geen sprekers uit die net niet in het vakgebied passen en let erop dat de informatie die wordt gedeeld niet te eenvoudig of juist te ingewikkeld is. Iedereen moet zich hierin kunnen vinden.

Alles onder controle

Ten slotte is het wel zo prettig als tijdens het congres alles op rolletjes loopt. Zorg bijvoorbeeld dat de techniek helemaal in orde is: van beamer tot verlichting. Het staat knullig als hier van alles bij misgaat – daarom is dit zo’n belangrijk aandachtspunt bij de organisatie. Om nog net dat beetje extra mee te kunnen geven, kun je denken aan goodiebags om na afloop uit te delen. Dit is ook nog eens bevorderlijk voor het behoud van het contact met belangrijke relaties. Het zijn dit soort kleine aandachtspunten die maken dat het congres tot in de puntjes is geregeld!