Soms is het nodig om te verhuizen naar een andere bedrijfsruimte. Bijvoorbeeld omdat je een gunstigere bedrijfslocatie hebt gevonden of minder huur kunt gaan betalen. Uiteraard is het ook mogelijk dat de huidige bedrijfsruimte niet meer voldoet, bijvoorbeeld omdat de organisatie is gegroeid. Een bedrijf verhuizen is echter een behoorlijke klus. Hoe zorg je dat alles soepel verloopt en je niets vergeet? In dit handige korte draaiboek omschrijven we precies waar je aan moet denken om de verhuizing van jouw organisatie soepel te laten verlopen. Vanaf de voorbereiding tot na de fysieke verhuizing. Zo weet je zeker dat deze bedrijfsverhuizing goed zal gaan en je snel aan de slag kunt in het nieuwe bedrijfspand!

Voorbereidingen bedrijfsverhuizing

Voordat de bedrijfsverhuizing daadwerkelijk kan beginnen, is het nodig om de verhuizing voor te bereiden. Bedenk hoe je de verhuizing aan gaat pakken. Meestal is het slim om voor een dergelijk groot project een bedrijf in de arm te nemen of zelf een projectteam samen te stellen. Besluit dus wie verantwoordelijk wordt voor de verhuizing en wie de verantwoordelijke gaan helpen. Laat het team vervolgens beginnen bij de taken in het huidige bedrijfspand. Denk daarbij aan:

• Het in kaart brengen van de inboedel: wat gaat mee naar het nieuwe pand en wat niet?
• Wat ga je doen met de spullen die niet meegaan: wat kan weg en wat wordt verkocht.
• Ga je de verhuizing zelf uitvoeren? Dan moet je op tijd verhuisdozen bestellen en verhuiswagens huren.
• Slim inpakken bij verhuizen is erg belangrijk: label de dozen nauwkeurig. Daar heb je later profijt van!

Ook in het nieuwe bedrijfspand moeten zaken geregeld worden voor de verhuizing:

• Zorg dat de elektra en telefoon- en internetverbindingen op tijd worden aangesloten.
• Regel een nieuwe postbus en geef de adreswijziging door aan relaties.
• Teken een plattegrond uit, zodat over een nieuwe inrichting kan worden nagedacht.

Tijdens de verhuizing

Wanneer het verhuizen van het bedrijf van start gaat, moet je aan een aantal zaken denken om de boel in goede banen te leiden. Denk daarbij onder meer aan:

• Het gestructureerd aanpakken van de verhuizing: zo voorkom je dat je spullen kwijtraakt.
• Het eerst wegbrengen van dure spullen en belangrijke papieren.
• Het meteen neerzetten van de dozen en meubels op de juiste verdieping, in de goede ruimte.
• Het aanstellen van een projectgroep die helpt met het uitpakken en herinrichten van het nieuwe bedrijfspand.

Na de verhuizing

Ook na de verhuizing staan er nog een aantal belangrijke zaken op de planning. Vergeet in ieder geval niet om:

• Het voormalige bedrijfspand in de oorspronkelijke staat en bezemschoon op te leveren.
• Briefpapier en andere zakelijke uitingen aan te passen, evenals verzekeringen en je inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Desgewenst het nieuwe bedrijfspand feestelijk te openen: zo weten alle relaties direct van je nieuwe locatie!