We snappen het: als ondernemer wil je geld besparen en je eigen administratieve boontjes doppen. Toch zijn er een aantal belangrijke zaken om op te letten als je de boekhouding niet uit handen wil geven. Dit zijn 4 tips voor boekhouden zonder chaos en kopzorgen.

 1. Regel je verzekeringen

Zorg dat je passend verzekerd bent als zzp’er. Naast een arbeidsongeschiktheidsverzekering, waarmee je jezelf verzekert van een inkomen bij langdurige ziekte, is een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering ook onmisbaar. Hiermee zijn jij en je bedrijf verzekerd tegen schade die je onder werktijd veroorzaakt. Als je per ongeluk een kop koffie over de telefoon van een klant morst, bijvoorbeeld. Of als iemand tijdens je klus over je verlengsnoer struikelt en gewond raakt. Wel zo geruststellend dat geregeld te hebben, zowel voor jou als je opdrachtgever.

 2. Let op de factuurdatum

Werk altijd op factuurdatum om je driemaandelijkse btw-aangifte en jaarlijkse inkomstenbelasting juist te kunnen indienen. Als je een factuur op 29 maart verstuurt of ontvangt, dan geldt deze voor het eerste kwartaal – ook als je het geld al op of na 1 april krijgt of overmaakt.

Tip: Geen tijd en geld meer verspillen aan laat- of wanbetalers? Met een rechtsbijstandverzekering voor zzp’ers ben je hier tegen verzekerd en beschik je over een complete incassodienst, een juridische preventiedienst én krijg je gratis juridisch advies.

3. Digitaliseer en automatiseer

In de weer zijn met een berg bonnetjes is allang niet meer nodig: er zijn allerlei handige apps en online tools waarmee je direct een aankoopbon voor je bedrijf inscant en opslaat. Zo staat de bon meteen in je administratie en heb je altijd een kopie binnen handbereik. Ook je facturen kun je digitaal verwerken middels boekhoudsoftware.

Let op: Gegevens dienen altijd in de originele vorm bewaard te worden. Zorg dus altijd dat je ook nog over de papieren factuur of bon beschikt, als je deze wil digitaliseren. Je dient deze 7 jaar te bewaren.

Tip: Ook als je je administratie digitaal archiveert, is het belangrijk dat je alles goed terug kan vinden. Zorg dat je precies weet waar zaken als je kasboek, bankboek, inkoop- en verkoopboek, afsprakenboek of agenda, urenregistratie, facturen, offertes en contracten staan.

4. Hou je uren bij

Hou werk en privé gescheiden: gebruik altijd een zakelijke rekening voor bedrijfskosten. Zo hou je het overzicht op je zakelijke transacties en voorkom je dat je privéadministratie bij een controle betrokken raakt. Daarnaast is het ook slim om een urenregistratie bij te houden. Als je als zzp’er meer dan 1225 uur in een kalenderjaar hebt gewerkt, heb je recht op bepaalde extra aftrekposten – en met je urenregistratie kun je aantonen of je die uren gemaakt hebt. Ook geeft het bijhouden van je uren meer inzicht in hoeveel tijd je kwijt bent aan een bepaald project en of je daar een passend tarief voor vraagt.