Een rooster maken is een vak op zich. Niet iedereen heeft het in de vingers of kan het snel aanleren, om een rooster op te stellen dat voor iedereen duidelijk is. En waarbij er zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen (en de onmogelijkheden) van alle betrokkenen. Natuurlijk, er zal vast wel eens worden gemopperd. Dat is niet te voorkomen. Je kan een rooster nooit voor iedereen 100% passend maken, simpelweg omdat sommige wensen met elkaar botsen. Maar waar de ene medewerker nu wellicht wat teleurgesteld is, zal hij de volgende periode juist heel tevreden zijn. Voor de andere medewerker geldt dat mogelijk andersom. Een rooster maken dat voor zoveel mogelijk mensen werkt, doe je met een rooster van bijvoorbeeld klik hier. Al na de eerste keer gebruiken, besef je dat dit jou heel veel werk (en gepuzzel!) uit handen neemt.

Samen werken en samenwerken

Er is een verschil tussen samen werken en samenwerken. Samen werken: dat kan bijna iedereen. We zijn immers bijna allemaal wel collega van iemand. Dus werk je samen, vaak ook in één ruimte. Maar samenwerken is heel wat anders. Samenwerken komt neer op afstemming, overleg, rekening houden met elkaar en in hetzelfde rooster staan. Je wil het beste voor jezelf, maar niet ten koste van jouw collega. Want morgen, volgende week of over drie maanden kunnen de rollen omgekeerd zijn. Het is aan de roostermaker om met alle wensen rekening te houden. Dat draagt bij aan een goede samenwerking en dus aan een prettige werksfeer.

Personeel inplannen

Er komt heel wat kijken bij een werkbaar rooster. Degenen die zich dagelijks bezighouden met personeelsplanning weten hier alles van. Je hebt te maken met de beschikbaarheid van mensen op basis van hun aantal uren. Je houdt rekening met hun verlofaanvragen en hun vakanties. Je weet dat iemand ziek is en dus helemaal niet of tijdelijk minder uren kan werken. En liefst ook ken je de kwaliteiten van jouw collega’s. Je zorgt ervoor dat er altijd iemand met bepaalde kennis of een zekere expertise aanwezig is. Kortom: jij smeedt een mooi rooster op basis van dit alles, dat liefst niet te veel gewijzigd hoeft te worden. Wil je dat handig online doen? Klik hier voor één van de verschillende mogelijkheden om snel en makkelijk een goed rooster in elkaar te timmeren.

Een goed rooster voor iedereen

Een werkrooster kent vele gebruikers. Op de eerste plaats zijn daar natuurlijk de medewerkers. Zij zijn elke keer opnieuw weer benieuwd hoe en wanneer ze staan ingepland. Waar nodig zetten ze hun diensten in hun eigen agenda. En als ze bijvoorbeeld net een leuk uitje hebben gepland of een familiefeest hebben op een voor hen ingeplande werkdag, dan proberen ze zo snel mogelijk een dienst te verzetten. Beter nog: ze ruilen een dienst met een collega en stellen de roostermaker daarvan op de hoogte. Ook voor hun partners (en ook voor hun kinderen) is het belangrijk om te weten wanneer iemand moet werken. Want wellicht moet er thuis iets geregeld of omgezet worden. En last but not least zijn er uiteraard de leidinggevenden, de managers. Zij moeten het werkrooster voor de nieuwe periode kunnen omschrijven. Zij kunnen inschatten of er eventueel kwetsbare diensten in zitten. Waar nodig spreken ze mensen aan en laten ze door de roostermaker een aanpassing doorvoeren. Het werkrooster is voor de leidinggevende of manager ook heel belangrijk omdat het de basis is van de kwantiteit en kwaliteit van werken.

Vergeet je klanten niet

Natuurlijk vergeet je je klanten niet. Maar niet iedereen staat er bij stil dat een rooster ook bepalend kan zijn voor een hoge klanttevredenheid. Want wat gebeurt er als een afdeling in kwantitatief of kwalitatief opzicht onderbezet is? Wat gebeurt er als alle verlofaanvragen worden gehonoreerd en hier en daar zelfs een soort gat of zwakke plek in het rooster ontstaat? Juist: dat kan alleen maar ten koste gaan van het eindproduct. De roostermaker heeft dus nogal een verantwoordelijkheid. Klik hier om te zien hoe hij zijn werk een stuk makkelijker kan maken. Uitdagingen en puzzels zijn leuk, maar enorm ingewikkelde cryptogrammen kunnen we op het werk beter voorkomen. Toch?

Geen discussies over verlofsaldi

Niets vervelenders voor een medewerker als hij ontdekt dat zijn werkgever een ander verlofsaldo voor hem heeft bepaald dan hij dat zelf heeft gedaan. Iemand van HR zal er vervolgens tijd in moeten investeren om te ontdekken wie het aan het rechte eind heeft. Doodzonde. Met een betrouwbaar systeem kunnen er eigenlijk geen misverstanden ontstaan. En de medewerker heeft altijd online inzicht en kan dus snel aan de bel trekken als er volgens hem iets niet klopt.

Up-to-date en altijd correcte urenregistratie

De tijd van handgeschreven urenbriefjes is voorbij. En maar goed ook: leesfouten kwamen te vaak voor en soms waren urenbriefjes niet volledig ingevuld of niet ondertekend. Met een online urenregistratie kan dat simpelweg niet meer. Geregistreerde uren zijn in principe altijd correct en als de medewerker iets vergeet of niet volledig is, dan krijgt hij een foutmelding. Vaak worden online ingevulde uren ook direct doorgestuurd naar de leidinggevende. Ook dat gaat nu dus altijd goed. Een goed roostersysteem staat dus ook garant voor een zo goed als perfecte urenregistratie. Een mooi voorbeeld zien van hoe dat er in de praktijk uit ziet? Klik hier.

Vroeger was zeker niet alles beter

Zo zie je maar dat niet alles vroeger beter was. Elke organisatie draait nog meer als een geoliede machine als er een goed roostersysteem voorhanden is. En dat is in ieder geval niet meer iets op papier. Het voordeel van een goed roostersysteem is dat je planning altijd zo goed als up-to-date is. Door online invullen wordt immers alles direct verwerkt en zijn bijvoorbeeld roosters direct voor iedereen zichtbaar. En dat geldt ook voor gewerkte uren, de basis voor een juiste salarisbetaling en de verlofsaldi van alle medewerkers. Veel voorkomende misverstanden zijn voorgoed verleden tijd. Welkom moderne tijd.